採用コストの削減・効率化に成功。リクオプをフル活用して採用工程を仕組み化
~応募者対応リードタイム削減編~

リクオプ 導入事例
平和堂様 後編  

Before
  • 社内の採用の仕組みが未整備
  • 自社採用ホームページが活用しきれていない
  • 店舗の採用担当者の教育、採用活動に取り組む意識改革が必要
After
  • 求人広告を使用することが大幅に減少(3割減少)
  • 自社採用ホームページの応募率:約8割をベースに、低コストで求職者への露出を増やすことができた
  • 応募者の媒体取り込みの実施に伴う一元管理による工数削減

滋賀県に本社を構え、京阪神・北陸・中部エリアで食料品・衣料品・住居関連品等を取り扱うスーパーマーケットを展開する平和堂。地域と共に歩む企業として「地域共創」を掲げ、商品販売以外にも積極的にサポートしてお役に立てるよう活動を行っている会社です。
2018年にアルバイト・パート採用担当に着任した、 教育人事部 採用課 廣部様へのインタビュー第二弾です。「採用の仕組み化」というミッションを「応募者の方から見える外側のホームページと社内の店舗担当者が使いやすい管理画面を作っていくこと、外と中の両軸を整えていくことが仕組み化」と捉え、実行。
後編は、採用サイトからの応募者対応を行う管理画面のお話です。

前編「採用サイトと求人メディアの使い分け」はこちら
【取材日:2022年2月】

採用現場の各店舗が使いやすい管理画面とは?

採用ホームページを強化して、応募者がたどり着いてくださったのに、応募者連絡が遅かったり応対が良くなかったりすると応募者の期待に応えられず面接辞退に繋がってしまいます。実際の応募者対応は各店舗が行いますので、採用担当者の面接官教育や応対マナー向上などの取り組みも必要ですが、まずは「使いやすい管理画面を作って、『応募者対応の向上』のメッセージを各店舗に浸透させよう」と考えて、すぐにできることから取り組みました。

「何が便利な機能なのか?」は各店舗の状況により異なります。私ができることは、新しく取り入れた機能をわかりやすく説明し、メリット・デメリットもお伝えする。推奨はするけど強制はしない、というスタンスで「ぜひ使ってください」と定期的にご案内する。最終的に決めるのは店舗の採用担当の皆さんであることを基本方針にしました。

複数のオプションを導入し、利便性の高い管理画面を実現

まずは「使いやすい管理画面を作る」取り組みです。

①求人メディアの新着応募者への応対スピードUP
求人メディアからの応募は、各社の応募者管理画面に新着するため見落としがちで、新着応募者への初動連絡にタイムロスが発生していたので「応募者の媒体取り込みの実施を行い、一元管理による工数の削減」を導入。

②応募者に人気の連絡手段を使う
応募者と店舗の採用担当者がスムーズに連絡し合える「SMS」「LINE」の導入も検討。担当になった2018年頃は、モバイルファーストの時流で採用市場もPCからスマートフォンへ移行していたタイミング。応募者が好む連絡手段もメールからSMS・LINEに移り、時代背景に適した連絡手段があると応募者からの返信も多くなるのではないか?と考えました。

③応募者のよくある問合せや提出方法をシステム化
応募者から店舗への問い合わせ削減を狙い「よくある質問のチャットボット」をホームページに設置、履歴書アップロード機能も実装しました。

その他、応募から採用までの時間(採用リードタイム)短縮に向け、初動のスピード改善施策を行った結果、20時間から16時間へ短縮できました。

「わかりやすい”リクオプの使い方”資料作成」「接触頻度を増やす」ことで各店舗の利用促進を実現

次に各店舗への利用促進の働きかけを行いました。

①案内は提案方式、強制はしない
ルールとして強制するのではなく「この機能を使うと、この作業が削減できます、ただしこうなります」とおすすめするスタンスで案内しました。各店舗の考えはそれぞれなので、メリット・デメリットを提示し、店舗側が「良い」と思ったら選択できるように。面接時間予約枠の登録や求人原稿作成のコツなどは管理画面をスライドに起こして動画を差し込む等、わかりやすいコンテンツ作りに努めました。

②採用に関する社内案内を増やし、コミュニケーションラインをシンプルに整理
これまでは「複数店の合同求人の案内」くらいでしたが、「新機能のお知らせ」等、案内回数を増やしました。採用は多岐にわたる店舗業務の中の1つですが、コミュニケーションラインを整理して本部からの案内は店長のみにし、また、要点絞って社内案内を送ることで、採用に対してより意識を向けてもらえるよう工夫しました。

③1回では伝わらない! 必要な時期にリマインドして利用者増
例えば「登録制度」。最初はお中元とお盆前の1回配信でしたが繁忙期の年末前にも配信し、利用者が増えました。

<編集後記>採用ホームページの応募比率は8割、
リードタイムは20%以上短縮

リクオプを通した平和堂らしさを活かしたアルバイト・パート採用手法の再構築の着手から、足掛け4年。最後に、この取組を通して実現した成果をまとめます。

採用ホームページのSEO施策から始まり、インタビュー追加・GPS設置・QAチャットの設置・新店舗募集バナーの追加、サイトリニューアルと大小さまざまな施策を実施。採用ホームページと求人メディアの役割分担を明確にして、棲み分けをすることで母集団形成を着実に行い、応募機会を広げていく。その結果、現在では採用ホームページの応募比率は平均8割に引き上げる事ができました。
他方の利便性向上を狙った管理画面では、応募者の一元管理・面接時間予約枠の活用などを取り入れると同時に、各店舗への利用促進を実施し、採用リードタイムを20%以上削減することができました。

ミッションを丁寧に解きほぐし、仮説を立て、ひとつひとつ実現していくプロセスに取り組みながら「採用は応募者へのマーケティングである」という考えに至りました。4年にわたる平和堂の採用改善を通して、応募者の期待に応え続けてきた軌跡でした。

株式会社平和堂

業種・企業情報
・スーパー
・1,000人以上

本社所在地 滋賀県彦根市西今町1番地
事業内容:総合スーパー(食料品・衣料品・住居関連品等の総合小売業)
設立 :昭和32年6月18日
従業員数: 3,388(2022年2月)
店舗数:平和堂店舗 157店、丸善・エール店舗 9店(2022年4月)

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