メディカル・ケア・サービス様　

介護現場の採用業務を「可視化」する。採用管理システム導入の検討開始

「応募したのに連絡がこない」
システム導入前の本部には、応募者から問い合わせが入っても全国の選考状況が把握できていない状態でした。各事業所で募集をして採用をするため、対応の質もバラバラでした。当時、エクセルで採用活動の管理はしていましたが、応募者対応状況をリアルタイムで把握することはできず、データとしての正確性も担保できない状況がありました。このような状況を打破するため、採用管理システム導入の検討を始めました。当時さまざまな会社の採用管理システムを比較検討した記憶があります。

検討の結果、使い手をイメージして「使いやすいシンプルな機能設計」と「連携している媒体数の多さ(※1)」でリクオプに決めました。採用ホームページ（リクオプ）をオープンしたのは2014年7月です。当時は有料メディアのWEB化が活発化し始めた時期だったので、会社には採用管理システムを使うことで「事業所スタッフの採用増に寄与する」、実際に利用する事業所側には「各事業所（現場）での採用業務負担が軽減する」と伝えて説得しました。各事業所へ店舗ID(※2)を設定し、直接対応・管理することで全国の状況が可視化できる。それを本部で集約してPDCAをまわしていく構想でした。


※1 媒体連携（有料オプション）
有料求人メディアからの応募者を自動で取り込むことができる機能です。24 時間・365 日・5 分～ 60 分に1 回の間隔で、応募情報を自動で取込みします。
※2 店舗ID
各事業所や店舗の採用現場で管理画面にログインし、応募者管理等ができる機能

店舗IDで採用状況を「可視化」する。選考ステータスの設計を重点的に行い、全国行脚で説明会を実施

店舗IDを利用するには、各事業所で確実に使いこなせるようになることが肝心なので、まずは選考ステータスの設計をしっかり行いました。当初は月イチでHRソリューションズの担当者さんとディスカッションしながら進めていました。選考状況や歩留まりの数値管理のベースとなる重要指標になるので、細かくやっています。例えば、不採用理由ごとに項目を分け、傾向分析を行っています。選考ステータスは「課題が見つかったら変更→検証→課題→変更」を繰り返しているので、これまで何回か変更しています。

新しいツールの導入には反発の声もありました。セキュリティ面や（今は当たり前の仕組みですが）クラウドの仕組みがわからず不安なこともあったのだと思います。そのため、全国にいる各施設長がエリアごとに集まる会議で説明を実施、必要性と使い手側のメリットを説明しました。苦労しましたが、応募者選考状況を直接登録する体制ができました。

採用実績を「可視化」する。有料求人メディアのコスト削減を実現

導入後に気づいた便利機能としては、重複応募の自動チェック(※1)です。この機能で有料求人メディアごとの重複応募数や選考ステータスの分岐の作成等を行い、可視化しています。重複を省いた実際の応募数から各有料求人メディアの正確な集客力（有効応募）などの傾向を見極めながら出稿することで、コスト削減にもつながっています。また、自社で登録設定してアラートを出せる「要確認応募(※2)」の機能も活用して事業所の負担を軽減しています。

各事業所では、リクオプ導入当初から応募があったので浸透も早かったです。
応募者１人ひとりの選考状況を各事業所が入力することで、初めて正確な情報を本部が把握できます。各事業所の協力があって事業所単位／エリア単位／全社単位で可視化できるようになりました。可視化された課題を事業所側に共有して、一緒に課題の解決をしてきました。

※ 1 重複応募
リクオプの管理画面には、過去応募者の再応募を自動検知する機能がついています。
※2 要確認応募
条件設定し、特定の応募者にマーキング(応募時に判別)できる機能

応募者の初期対応遅れを「可視化」する。全社で大幅に減少、応募者の5割が面接へ

　
本部としては、正確な判断と正しいフィードバックができるようになったので、まとめたデータは定期的に渡しています。また、好事例は本部から採用担当やエリアマネージャーに共有しています。そこから現場で工夫する、という良いサイクルもできています。

このようなサイクルができて「１人の応募者も取り逃がさない」という意識が高まってきたと感じています。
例えば、初期対応に24時間以上経過している応募者数を全社で可能な限り減らし、電話で事前にスキルと希望の確認をした後に、、応募者の約5割を面接に繋げられるようになりました。リクオプから応募者への連絡手段として、メール、SMS、LINEと複数あることも、連絡が取れずに不採用となる応募者を減らすことにつながっていると思います。

今は安定運営に向けて入社・活躍につながる人をいかに採用するか、という方に意識が向いています。

入社した方々には長く働いていただく。分析的な話でいうと定着率です。今はコストを抑えて採用から定着・活躍までをしっかり考えて採用に取り組むフェーズに入っていますので、これからもHRソリューションズさんに伴走していただきながら進めていきたいと思っています。