ルートインジャパン様　

全国・海外に400施設以上を展開するルートンジャパン株式会社様。応募は集まるがなぜか常に人が足りない。その原因は「求職者を逃がしてしまう」面接設定までの長いリードタイムにありました。面接設定率80％という具体的な目標数値を掲げ、その目標達成を推進する本社人事部 人事課の川古谷様へ、店舗へのシステム浸透についてのお話をお伺いしました。

面接決定までのスピード感に課題。
逃してしまう求職者を食い止め、面接設定率を改善したい。

当時はパート・アルバイトの採用がなかなか進まず、社員をとりあえず増員、または派遣を募って一時的にしのぐ、ということを四苦八苦しながらやっていた苦しい時代でした。
リクオプは人事部（本部）が管理、人事部が確認した応募者情報を社内イントラで配信していましたので、現場の責任者が実際に応募者へ連絡するまでにタイムラグがありました。我々人事部も通常平日の勤務ですし、当然夜間は誰も応募者管理画面を見ていない状況。連休になれば数日放置してしまう事実もありました。すごい課題感はありましたね。
他社さんでは応募が入ってから面接設定までの時間を短くしているという話をいろんなところから聞いていて、何か対策はないかと思っていたところで「店舗IDや面接枠の活用で課題解決できますよ」というお話をHRソリューションズさんから伺ったのがきっかけです。
当初から面接設定率80％という明確な目標数字を持っていたわけではありませんでしたが、いずれにしても面接設定率が低いのは間違いありませんでした。当時の正確な数字は把握できていませんが、応募からの面接設定が半分に満たないのは確かでした。

店舗への閲覧権限付与と面接枠公開型の運用を開始。
浸透の秘訣は現場に納得して使ってもらうこと。

弊社で新しく何かを行うときは常に、約300名いるホテル責任者とその上の役職者に説明をする必要があります。説明だけでなく、浸透させて納得してもらって運用するということが何かと一番大変です。それまでは責任者自らが応募者に連絡をして面接設定していたものですから、事前にスケジュールをシステムに登録するというまったく違うやり方に切り替えることに対する抵抗感というか、理解してもらうのが大変だったかなと思います。
社内イントラを使った定期的な情報発信と、地域・地区の責任者が集まる会議で説明の場を作りました。新しいことをするときは毎回このプロセスをたどり、丁寧にゆっくり説明をしていくようにしています。結局変えることのメリットを伝えるしかないと思いますね。デメリットも当然あるのは間違いないが、トータル的に必ずプラスに代わるというということを繰り返し伝えていました。途中でさらに追加した施策もあるので、期間がどれくらいかかったか明確でないところはありますが、概ね７～８割の方が動くようになったのは半年経ってないくらいかと思います。

成功に大きなきっかけはない。小さな取り組みを丁寧に続け、理解を求めることが大切。

実は店舗に店舗IDを付与する前に、有料求人メディアの出稿の仕組みを全社で大きく変更しました。それまでは有料求人メディアへの出稿は各店舗が行っており、店舗は各エリアの代理店と出稿内容・金額を交渉し、金額のみを本部へ申請していましたが、人事部での一括発注へと変更。媒体コストがかなり高騰、採用も難しくなってきていたからです。この変更をした時期が一番大変でした。この時期を乗り越えていたので、今回の店舗ID付与・面接枠活用については、大きな体制は変えずに中身を少しずつ変えていくことでしたので、かつての有料求人メディアの出稿フローの変更に比べれば多少はラクでした。
今では、採用は人事主導でやることを前提に話ができていますし、店舗にも「採用は難しい」の実感があるようにも思います。今回の取り組みで実際に効果が出た店舗もあったので、その成功事例を共有し、「無駄なことじゃないよね」と少しずつ確認しながら進めていきました。大きなきっかけがあったというよりは、小さな成功を積み重ね、その可能性を常に意識していたのが良かったかもしれません。

面接設定率は70％台へ改善。80％達成へ向けての積み上げと、次なる改善のポイントは。

実際には、面接が決まる日から面接実施する日までの期間が結構空いているケースがまだあります。特に応募件数が多い店舗や新任責任者の手が追い付いていない等です。店舗での面接スケジュール登録を徹底させることが一番の課題かな、と思います。またただ面接スケジュール枠の数があるだけでは仕方ないので、枠がどれだけ応募日から近い日程なのか、ということも重要です、それは我々人事部と、コールセンターで日々チェックしています。現在は、応募から採用までのリードタイムを見ながら、面接枠の登録数が少ないところには定期的に連絡しフォローしています。
あとは面接設定に至らなかった方たちのステータスのチェックや分析をしているので、ここはもう少し改善できるかなと思っています。まず面接設定率が80%まで行ったら、次は「面接設定から面接実施」のフェーズも課題に持ちたいと思っています。面接設定数を上げられたら、もう少し面接実施ができるわけですので。
そのためにもいわゆる有効応募の方を見極めて、その方たちだけをうまく面接案内するようにすれば、仮に面接設定率は下がったとしても最終的には歩留まりの改善に繋がるのでは、とも思っています。