支店(店舗)が主体的に応募者対応を行う仕組みを構築!

フジトランスポート様 

Before
  • 応募者対応が3ステップ:応募→本部→現場
  • リクオプで応募者情報を確認できるのは人事労務部のみ。
    24時間365日、応募があれば、本部から現場に応募者情報を連絡していた
After
  • 応募者対応が2ステップ:応募→現場
  • 店舗IDで現場に権限付与し、現場が応募通知を受け取ることができる体制
  • 現場の対応スピードのアップと本部工数の削減を同時に実現

日本国内で118拠点以上を展開し、長距離幹線輸送の領域では、国内トップランナーであるフジホールディングスグループ。その中核企業として、全国70拠点を展開し、「お客様よりも従業員を大切にする」を経営方針に従業員の働きやすさを最優先に考えるフジトランスポート株式会社様。コンプライアンスの順守を徹底し、安全への配慮はもちろん、ドライバーのご家族にも安心していただけるようさまざまな取り組みを進めています。


今回は、22年2月に行った現場でのリクオプ店舗IDの導入を担当いただいた永見様、平野様にお話を伺いました。

フジトランスポート株式会社
人事労務部
永見 健様 平野 雅子様

【取材日:2023年3月】

大事にしていることは「応募後のレスポンスが、どれだけ早いか」

弊社がリクオプを利用開始したのは、2013年。導入当初から、会社全体で大事にしていることは、「応募があってからのレスポンスが、どれだけ早いか」です。理由は2つあります。

1つは、応募者は弊社だけではなく、他社への応募している可能性が高いためです。他社よりも早く選考を行い、会社のことを知っていただくためには、応募者に素早く連絡をとり面接を行わなくてはなりません。過去に最大1週間ほど連絡をせず放置してしまったことがあり、ご連絡した際には「もう他の会社に決めてしまった」と辞退されたこともありました。

2つ目は、応募後が最も当社に興味を持っているため。「鉄は早いうちに打て」と言いますが、応募もまさにそうです。ウェブサイト上で応募したその直後に応募者へご連絡をすることで、スムーズに次の選考に移ることができます。

応募者対応の取り組みについては、社長からも常々、「応募後、応募者がスマートフォンを置く前にまず、お礼のお電話をするように」「『応募者を取り逃すか、取り逃さないか』は『お金が逃げるか、逃げないか』くらいの感覚で対応するように」とも言われています。

応募者対応の体制と見えてきた課題

応募者対応は、人事労務部4名体制で実施していました。応募者へのレスポンスを早くするため、リクオプに応募が入った瞬間、一番早くアクセス出来る人が画面を開いて窓口対応する支店に応募者情報を送る。4名の担当者が常に応募の有無を確認した結果、初回リードタイム(応募~応募者情報を閲覧するまでの時間):約2時間を平均的に出すことができました。

リクオプの担当者からは「他社と比べても抜群に早い」と言っていただきましたが、現状の応募者対応方法に対して、さらなる改善ポイントを見つけました。

応募は「24時間365日、深夜、休日かかわらず、発生する」ということです。特に弊社の採用ターゲットであるドライバーの方々は、土日も働いておりますし、深夜まで働き、朝方に応募することもあります。そのため、人事労務部で応募があったことに気づけず、支店への連絡が遅れてしまうこともありました。

また、グループ会社も増えており、対応する応募者数も増え続け、今の体制・対応方法のままでは限界があることも感じていました。

さらなる連絡スピードの向上のため、権限を現場に移譲

「本部を介すことなく、現場に直接、応募者情報を送ること」ができれば、さらに連絡するスピードが上がるのではと考えていたところ、リクオプ営業担当の方から、支店・グループ会社の皆さま向けのユーザーID(店舗ID)のご案内をいただきました。

店舗IDを現場が持つことができれば、下記の3つのことが実現できると思いました。

・(現場)応募直後に現場が応募に気づくことができ、連絡スピードが早くなる
・(現場)連絡スピードが早くなることで、面接までの時間が短くなり、採用率も上がる可能性がある
・(本部)本部-現場間での応募者の個人情報授受がなくなり、安全な情報セキュリティ担保

唯一の不安は、店舗IDを導入するにあたり、現場の対応方法が変わることです。

▼これまで
応募者情報を本部から受け取って対応する
▼今後
応募通知を受け取り、管理画面にログイン、対応する

現場の方々の中には、パソコンやスマートフォンでの操作に不慣れな方もおりましたので、導入前に複数回、説明会を開催しました。「なぜ、運用方法を変更するのか?」の導入目的を理解していただき、具体的な操作方法「どのようにリクオプ管理画面にログインし、対応するのか?」を丁寧に説明。細かい部分ですが、現場で確実に使いこなせるようにするため、説明会中に「全員がログインできること」を確認するところまで実施しました。

応募から面接実施までの時間を5日間短縮!担当者の意識も大きく変化

店舗IDを導入した最初の1か月は、操作方法について問い合わせがありましたが、今では問題なく、対応していただいております。

本部を介さず、支店・グループ会社の採用担当者が、自身で応募に気づき対応することができる運用にすることで、応募から面接実施までのリードタイムが約5日間も短縮でき、前年同時期比較では採用率も1.65倍改善しました。

また、「これまでの本部から連絡きた応募者を対応する」から「自身でログインして対応する」に変わったことで、現場の「やらされ感」のようなものも減ったと言う従業員もいりました。

本部では「応募があったことを連絡をする」という業務がメインでしたが、今では、全体の相対比較で「応募者対応がで遅い支店への対応」や「全社としての改善活動」に注力できるようになったことも、この取り組みを行った効果かと思います。

物流業界は2024年問題という大きな問題を抱えており、今後、採用がより厳しくなってくると言われておりますので、引き続き、応募者へのスピーディな対応に心がけていきたいと思います。

フジトランスポート株式会社

業種・企業情報
・4_運輸
・1,000人以上

本社所在地:奈良県奈良市北之庄町723-13
事業内容:運送業
設立 : 1978年(昭和53年)4月25日
従業員数:2,275人(2023年1月31日現在・単体)、2,887人(2023年1月31日現在・グループ)
保有車両台数: 1,905台(2023年1月31日現在・単体)、2,448台(2023年1月31日現在・グループ)

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